Jak przetrwać kryzys

Jak przetrwać kryzys

22 kwietnia 2020Olga Gajewska

Głównym problemem jaki stawia przed hotelarzami kryzys jest zachowanie płynności w czasie, gdy nie tylko brakuje nowych, ale też anulowane są istniejące rezerwacje. Ten czas trzeba przetrwać. Dziś podpowiadamy, jak to zrobić dobrze, korzystając z nowych funkcji, jakie specjalnie z myślą o pandemii oferuje Profitroom Suite.

Sposób na zachowanie płynności

W tym momencie ważne jest by nie tracić zaliczek. Każdy hotelarz ma wydatki, których nie może ograniczyć w tym momencie. Ale to, co można zrobić to nie pozwolić na odpływ gotówki już otrzymanej. Niestety tylko część z gości decyduje się w tym momencie na modyfikacje swojej rezerwacji, a większość woli je anulować. Związane jest to z faktem, iż nikt z nas nie zna dokładnej daty kiedy podróżowanie będzie ponownie możliwe. 

Za chwilę należy się spodziewać, większej liczby anulacji związanej z majówką. Ci którzy jeszcze nie anulowali swoich pobytów, zapewne zrobią to wcześniej czy później. Warto zatem chociaż część z tych rezerwacji zatrzymać w swoim hotelu, zamieniając te potencjalne i nieuniknione anulacje w voucher i możliwość odwiedzenia hotelu w późniejszym terminie.

Dlaczego warto konwertować rezerwacje na vouchery

Zatrzymanie taki rezerwacji jest przede wszystkich korzyścią dla hotelu, który nie zwraca klientom wniesionej zaliczki, ale zatrzymuje środki na swoim koncie. Jest to jedna z metod, która pozwala przetrwać ten kryzysowy czas. 

Szczególnie ważne do zatrzymania będą rezerwacje bezpośrednie (te złożone telefonicznie bądź przez stronie www). To one wiążą się bowiem z najmniejszym kosztem dystrybucji, bo mają niską prowizję w porównaniu do OTAs i często dotyczą gości, którzy już znają Twój obiekt.

Co więcej, wymiana na voucher sprawi, że przyszła rezerwacja będzie dla gościa prosta i przyjemna. Będzie on musiał podać numer vouchera na www podczas rezerwacji (ta funkcjonalność już wkrótce!!) lub podczas kontaktu z recepcja i to wszystko. 

Jak to działa w Profitroom Suite

Od teraz, w Profitroom Suite można to zrobić na dwa sposoby:

  1. Recepcjonista może wygenerować voucher manualnie podczas anulacji rezerwacji przez telefon/email. 
  2. Gość może sam wygenerować voucher podczas anulacji rezerwacji pochodzącej z Profitroom Booking Engine!

Nie musisz już inwestować w oprogramowanie do obsługi voucherów wszystko odbywa się bowiem w sposób przejrzysty przez Profitroom Suite. 

Voucher jest automatycznie wystawiany na kwotę zaliczki dzięki czemu w przypadku zmiany ceny na wyższa klient dopłaca różnicę po przyjeździe do hotelu. Tak więc ani Ty, ani gość nie musicie przejmować się zmianą ceny pobytu. 

Dodatkowym atutem tego rozwiązania zarówno po stronie gościa jak i hotelu jest okres jednego roku obowiązywania voucherów liczony od daty rozpoczęcia pierwotnej rezerwacji. Dzięki temu gość rezerwujący pobyt wielkanocny może zarezerwować tę sama opcje za rok, a hotel równomiernie rozłożyć swoje vouchery w czasie dając sobie przestrzeń na nowe rezerwacje w ciagu najbliższych miesięcy.

Koniecznie włącz opcję voucheryzacji dla gości!

Pomimo wszystkich plusów, jakie niosą ze sobą vouchery, nie decydowaliśmy za Ciebie! Namawiamy Cię jednak do włączenia funkcji samodzielnego generowania vouchera przez gości przy anulacji. Oto jak to zrobić. 

Wejdź w Ustawienia → System rezerwacyjny → Zaawansowane → Modyfikacja rezerwacji I przesuń suwak w prawo. Zdecyduj, czy chcesz nadać tej opcji ograniczenia czasowe, czy też chcesz ją na razie ustawić bez ograniczeń, dopóki Twój obiekt nie zacznie działać w pełni. 

W sekcji MODYFIKACJA możesz zmienić treści wyświetlane gościom, by zachęcić ich do modyfikacji i zniechęcić do anulacji. Jeśli tego nie zrobisz, będą wyświetlać się informacje predefiniowane w systemie.

Pamiętaj! Ta opcja pozwoli gościom na wystawienie voucherów dla wszystkich rezerwacji anulowanych w wybranym przez Ciebie przedziale czasowym, również tych nierefundowanych. Jednak biorąc pod uwagę nadzwyczajne warunki jakie teraz panują oraz zyski, jakie możesz osiągnąć nie tracąc przedpłat, takie podejście wyjdzie jedynie na plus.

Dostęp do samodzielnego wygenerowania vouchera jest możliwy z widoku anulacji/modyfikacji rezerwacji, jaki widzi gość przy próbie anulacji z wiadomości email z Profitroom Booking Engine. Po kliknięciu w przycisk Modyfikuj rezerwację, gość zobaczy opcję zamiany na voucher. 

pasted-image-0-3

Voucher wygląda następująco: 

pasted-image-0-4

Już niedługo, vouchery będzie można wykorzystywać podczas rezerwacji dokonywanych poprzez Profitroom Booking Engine. Ta funkcja zostanie dodana jeszcze zanim nastąpi boom rezerwacji! Dzięki temu, obsługa przyszłych rezerwacji stanie się jeszcze prostsza. 

Pamiętaj, że nadal masz możliwość zamiany anulacji na voucher podczas anulacji manualnej. 

Aby anulować rezerwację i automatycznie wygenerować dla niej voucher przejdź do listy rezerwacji i następnie wybierz rezerwację którą chcesz anulować.

Na powyższym widoku kliknij przycisk Anulacja i następnie w okienku wybierz z listy rozwijanej typ anulacji jako Pełny zwrot depozytu przez Hotel w formie vouchera

Jeśli masz jakiekolwiek pytania związane z voucherami, odezwij się do naszego działu Revenue, który jest dostępny na czacie w Suite codziennie pomiędzy 9:00 i 15:00

Nie jesteś jeszcze naszym klientem, a chciałbyś skorzystać z opcji voucheryzacji?
Napisz do nas!

Administratorem danych osobowych jest Profitroom SA, podane przez Ciebie dane będziemy przetwarzać w celu udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). (więcej)

* pole obowiązkowe