Profitroom CRM to miejsce, w którym powinna być umieszczona baza Twoich klientów, którzy byli gośćmi Twojego hotelu i z którymi chciałbyś utrzymywać relacje. Poprzez umieszczenie ich w CRM-ie oprócz zebrania w jednym miejscu wszystkich informacji na temat klienta (m.in. numer telefonu, adres e-mail, dane adresowe) widzisz całą historię kontaktu z nim.
Kontakty do systemu możesz dodać na dwa sposoby – dodając pojedyncze osoby (poprzez formularz dodawania kontaktu) lub importując gotowe bazy danych w formacie CSV. W tym artykule dowiesz się, jak możesz dodawać lub aktualizować kontakty osób poprzez import pliku w formacie CSV.
Jakie dane można zaimportować do Profitroom CRM?
Możemy zaimportować dane osobowe, np. listy kontaktów wyeksportowane z PMS lub dane z Social Wifi. Dane, które możemy zaimportować to:
- imię
- nazwisko
- e-mail
- zgoda marketingowa
- numer telefonu
- język
- ulica i numer domu/mieszkania
- kod pocztowy
- miasto
- województwo
- kraj
- dodatkowe informacje – można wpisać dodatkowe informacje o kontakcie
Uwaga 1: Aby zaimportować plik z danymi kontaktowymi, każdy rekord musi zawierać przynajmniej:
- e-mail lub telefon oraz
- język
- zgoda marketingowa (wartość TAK lub YES lub 1)
Do Profitroom CRM możemy zaimportować kontakty z pliku w formacie csv. Plik powinien mieć kodowanie UTF-8 i maksymalny rozmiar 10 MB. Pliki, które nie spełnią takich wymagań, nie zostaną poprawnie zaimportowane.
Uwaga 2: Dane kontaktowe bez zgody marketingowej nie zostaną zaimportowane!
|
Jak prawidłowo przygotować plik csv do importu w CRM?
Poniżej przedstawiam krótką instrukcję, jak prawidłowo przygotować plik do importu danych w CRM.
- Wyeksportuj dane kontaktowe z PMS’a i zapisz je w formacie csv. Pamiętaj, żeby wybrać kodowanie UTF-8!
- Sprawdź, czy każdy zapisany rekord z danymi ma e-mail lub telefon oraz język, w jakim powinna być prowadzona korespondencja z gościem. Pamiętaj, rekordy bez e-maila lub telefonu oraz zgody marketingowej nie zostaną zaimportowane do systemu!
- Sprawdź, czy e-mail ma informację o zgodzie marketingowej. Kolumna zgoda marketingowa powinna mieć jedną z takich wartości:
- TAK lub tak
- 1
- TRUE lub true
- YES lub yes
- jakakolwiek inna wartość lub jej brak oznacza, że nie ma zgody marketingowej i kontakt nie zostanie zaimportowany
- Sprawdź, czy plik ma kolumnę język wg standardu ISO 639-1. Jeżeli w pliku nie będzie kolumny język albo innej kolumny, z której można przypisać język plik nie zostanie zaimportowany.
- Sprawdź w jaki sposób zapisane są dane, np. czy imię i nazwisko ma pierwszą wielką literę.
- Wartości w kolumnie “kraj” muszą być zgodne ze standardem ISO 3166-1 alfa-2, np. dla Polaka w kolumnie “język” powinna być wartość PL i w kolumnie “kraj" PL.
Przykłady pliku z kolumnami i wartościami, jakie można zaimportować do CRM:
Minimalna liczba danych w pliku:
E-mail |
Zgoda marketingowa |
Język |
anna.testowa@gmail.com |
TAK |
PL |
andy.test@gmail.com |
TAK |
EN |
Maksymalna liczba danych w pliku:
Imię |
Nazwisko |
E-mail |
Zgoda marketingowa |
Nr telefonu |
Język |
Ulica i nr domu/mieszkania |
Kod pocztowy |
Miasto |
Województwo |
Kraj |
Dodatkowe informacje |
Anna |
Testowa |
anna.testowa@gmail.com |
TAK |
48123456789 |
PL |
Nowa 5D/18 |
00-123 |
Warszawa |
mazowieckie |
PL |
Przyjeżdza z psem |
Caroline |
Testovsky |
coroline.testovsky@gmail.com |
TAK |
|
EN |
Manhattan 25th |
89658 |
New York |
|
US |
|
Importowanie pliku w CRM krok po kroku.
Aby zaimportować plik, należy wejść do zakładki “Kontakty” i kliknąć “Importuj kontakty”.


Po kliknięciu otworzy się wizard importu, w którym wybieramy typ kontaktu Osoby* plik do importu oraz separator pliku, czyli sposób rozdzielenia kolumn w plikach csv. Najczęściej może być niż przecinek lub średnik.

Po wyborze prawidłowego separatora, klikamy Przypisz dane i przechodzimy do kolejnego kroku, gdzie widzimy rozdzielone kolumny z pliku wraz z wartościami. W tym widoku możemy w prosty sposób przypisać wartości z importowanego pliku do dostępnych pól, jakie są dostępne w systemie.

Po przypisaniu odpowiednich pól, następuje import pliku. Przechodzimy do kroku podsumowania, z którego możemy otworzyć listę kontaktów lub historię importów.

W raporcie Historia importu kontaktów pojawi się informacja o postępie importu, a po jego zakończeniu podsumowanie ile kontaktów zostało zaimportowanych oraz ile z nich było błędnych. Kliknięcie na wierszu importu zawierającego błędy, wyświetla szczegółowe informacje na ich temat.

Po prawidłowym zaimportowaniu, w zakładce Kontakty pojawią się nowo dodane oraz zaktualizowane kontakty.

Po wejściu w szczegóły zaimportowanego kontaktu zobaczymy zaimportowane dane np. e-mail, telefon lub adres korespondencji.

*Obecnie umożliwiamy import kontaktów indywidualnych. W przyszłości planujemy rozszerzenie o kontakty firm i organizacji.