COVID-19 i COOKIES (RODO) – jak o nich informować na stronie WWW?

COVID-19 i COOKIES (RODO) – jak o nich informować na stronie WWW?

08 lipca 2020Julia Karczewska

Z badania „Wakacje Polaków 2020” wynika, że ponad 90% gości hotelowych planuje urlop w Polsce. Aby w pełni wykorzystać tę szansę, hotele powinny wdrożyć rozwiązania niezbędne, zarówno z wizerunkowego, jak i prawnego punktu widzenia. Jest jeszcze czas, bo goście wciąż rozglądają się, poszukując bezpiecznego miejsca na wakacje. Przekonaj ich, że jest nim właśnie Twój hotel.

Po pierwsze – informuj o procedurach dezynfekcyjnych

Aż 88,3% badanych w raporcie „Wakacje Polaków 2020” oświadczyło, że ważna jest dla nich kwestia przygotowania hotelu pod kątem bezpieczeństwa epidemiologicznego. Dlatego must have każdego obiektu, który chce zwiększyć swoje szanse sprzedażowe, jest nie tylko samo wprowadzenie pożądanych procedur, ale również poinformowanie gości o tym fakcie. W tej chwili jest to prawdopodobnie jedna z pierwszych informacji, jaka sprawdzana jest na stronie internetowej hotelu.

Jak informować o wdrożonych procedurach?

  1. Znak rozpoznawczy bezpiecznych hoteli – pop-up na stronie WWW. To pierwszy komunikat, jaki zobaczy gość na stronie.

    Włączyliśmy tę bezpłatną opcję w marcu i do tej pory skorzystało z niej kilkaset hoteli. Pop-up lub specjalny widget można włączyć samodzielnie po zalogowaniu się do Profitroom Suite (Ustawienia » Strona WWW » Koronawirus). Wystarczy wpisać treść i zdecydować, na której stronie komunikat ma się wyświetlać. Istnieje też możliwość wprowadzenia tłumaczeń. Ten komunikat można wykorzystać do poinformowania o tym, że Twój hotel jest bezpieczny (przekierowując użytkownika do zakładki ze szczegółowymi informacjami) lub do przekazania innych informacji związanych z koronawirusem.
  2. Social media. Warto stworzyć serię postów w mediach społecznościowych, najlepiej wpisanych w specjalny szablon, który pozwoli użytkownikom na szybką identyfikację charakteru publikowanych treści.
  3. Wakacyjny mailing. Dobrym pomysłem jest wysłanie mailingu z informacją o wakacyjnej ofercie oraz wdrożonych w hotelu zabezpieczeniach.
  4. Maile transakcyjne. Automatyczne wiadomości wysyłane po rezerwacji oraz przed przyjazdem do hotelu to dobry pretekst, byś przypomniał gościom o wdrożonych procedurach bezpieczeństwa.
  5. Szanse pobytowe. Można również opracować specjalny dokument wyjaśniający, jakie procedury zostały wdrożone w obiekcie i wysyłać go wraz z tzw. szansami pobytowymi. Innym rozwiązaniem jest dodawanie do szans pobytowych linków do odpowiedniej zakładki na stronie internetowej.

Po drugie: zweryfikuj politykę cookies

Choć pierwsze półrocze 2020 roku upłynęło pod hasłem epidemii, nie możesz zapomnieć także o innych kwestiach dotyczących bezpieczeństwa, na które goście coraz częściej zwracają uwagę. Dlatego przygotowując ofertę wakacyjną oraz letnie promocje, sprawdź, czy na stronie hotelu wyświetla się aktualny komunikat dotyczący zgody na zbieranie plików cookies.

Pliki te pozwalają na personalizację strony (np. pod względem reklam i ofert wyświetlanych użytkownikowi), z drugiej – mogą być postrzegane przez użytkowników jako zbytnia ingerencja w ich prywatność.  Właśnie z tego ostatniego powodu nie powinieneś lekceważyć polityki cookies, lecz stosować się do obowiązujących przepisów. Najnowsze wytyczne TSUE (Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej) mówią, że na zbieranie plików cookies użytkownik musi się wyraźnie zgodzić na podstawie czytelnej, klarownej informacji, a zgoda ta powinna spełniać wymogi wskazane w art. 4 ust 11 RODO*.

Przygotowując się więc na zwiększony w czasie wakacji ruch na stronie, sprawdź, czy w kontekście zbierania cookies spełnione są następujące warunki:

  1. WYRAŹNA ZGODA. Zanim pliki cookies zostaną wgrane na stronę, użytkownik musi mieć możliwość udzielenia wyraźniej zgody na ich zbieranie. Cookie alert odpowiadający obowiązującym przepisom powinien wyglądać tak:
polityka-plikowcookies1
Polityka plików cookies na stronie www przykładowego hotelu
  1. KATEGORIE PLIKÓW COOKIES. Użytkownik może sam zdecydować, jakiego typu pliki cookies akceptuje (wszystkie, marketingowe, analityczne). Pliki cookies,  jakie są wykorzystywane na stronie, muszą być więc podzielone na odpowiednie kategorie (tak by na stronie pojawiały się tylko te, na które użytkownik wyraził zgodę).
Ustawienia_prywatności
Ustawienia prywatności
  1. PODMIOTY PRZETWARZAJĄCE DANE. Użytkownik musi zostać poinformowany, przez kogo będą przetwarzane jego dane. Dlatego podczas konfiguracji plików cookies na stronie należy odpowiednio opisać ich dostawców i umieścić w polityce prywatności.
podmioty_przetwarzające_dane
Lista podmiotów przetwarzających dane

Na stworzonych przez nas stronach www i w silniku rezerwacji polityka prywatności  aktualizowana jest automatycznie. To zresztą jedna z przewag konkurencyjnych, jaką zyskują klienci Profitroom – niezależnie od tego, z jakich usług korzystają (silnik rezerwacji, strona WWW, SEO itp.) – zawsze masz dostęp do rozwiązań stworzonych w odpowiedzi na najnowsze wytyczne: prawne i marketingowe. 

Na początku roku nikt się nie spodziewał, że domestic travel będzie najistotniejszym trendem w 2020 roku. Warunkiem wykorzystania tej nieoczekiwanej szansy jest odpowiednie przygotowanie hotelu pod względem bezpieczeństwa – po pierwsze związanego z bezpieczeństwem epidemiologicznym gości i personelu, a po drugie z przetwarzaniem danych (bo pandemia nie wpłynęła na złagodzenie tych przepisów).

To, jak dziś – w sytuacji nietypowej – goście będą postrzegać hotel, przełoży się też na przyszłe relacje. Dlatego już teraz zadbaj o ich zadowolenie: przestrzegaj zasad dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz polityki cookies, przygotuj atrakcyjną i bezpieczną ofertę, stosuj mniej restrykcyjną politykę anulacji i wprowadź m.in. możliwość wymiany rezerwacji na voucher.

*„zgoda” osoby, której dane dotyczą oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych; https://gdpr.pl/baza-wiedzy/akty-prawne/interaktywny-tekst-gdpr/artykul-4-definicje